Votre employeur vous envoie désormais vos bulletins de paie par email, sans vous demander votre accord. C’est légal depuis 2017 – et c’est précisément pour encadrer cette bascule numérique qu’Arkevia a été conçu.
Derrière ce nom discret se cache une infrastructure qui stocke des millions de documents sensibles pour des centaines d’entreprises françaises. Voici ce qu’elle vaut vraiment.
Arkevia, c’est quoi exactement?
Arkevia est une solution SaaS de coffre-fort numérique RH éditée par Cegedim SRH, filiale spécialisée dans les logiciels de paie et de gestion du capital humain du groupe Cegedim.
Le siège se trouve au 17 rue de l’Ancienne Mairie à Boulogne-Billancourt. Le produit a été développé en 2016 et officiellement lancé en février 2017, date à laquelle Cegedim a publié un communiqué de presse annonçant la disponibilité du service.
Le positionnement est clair : centraliser et sécuriser les documents RH dématérialisés – bulletins de paie, contrats, avenants, attestations – dans un espace personnel appartenant au salarié.
L’employeur dépose, le salarié consulte et conserve. La plateforme fonctionne aussi bien pour des groupes français que pour des structures internationales.
Cegedim affichait 649 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2025. Le groupe, coté en bourse, a fait de la dématérialisation RH l’un de ses axes de croissance prioritaires. Arkevia en est le produit phare côté archivage, avec plus de 350 clients référencés à ce jour, dont des enseignes grand public comme Leroy Merlin et des entreprises de services comme Altran.
Un coffre-fort numérique vraiment sécurisé?
La question mérite une réponse technique, pas marketing. Arkevia cumule cinq certifications : ISO 27001 (management de la sécurité de l’information), NF Z42-013 (archivage électronique à valeur probante), SOC 2, SOC 3 et la certification HDS (Hébergeur de Données de Santé).
Ce dernier label, délivré par l’ANS, est exigeant et normalement réservé aux acteurs du secteur médical – sa présence ici témoigne d’un niveau de conformité supérieur à la moyenne du marché RH.
Le chiffrement repose sur l’algorithme AES 256 bits, appliqué de bout en bout. Les serveurs sont hébergés en France, ce qui garantit la soumission aux réglementations nationales et au RGPD. Aucune donnée ne transite par une infrastructure étrangère.
Le point le plus structurant en matière de confiance reste la politique zéro connaissance. Concrètement, même les équipes techniques de Cegedim SRH ne peuvent pas lire le contenu de vos fichiers. Les documents sont chiffrés avant d’être stockés, et les clés de déchiffrement appartiennent exclusivement à l’utilisateur.
C’est une garantie forte, comparable à ce que pratiquent les solutions de stockage chiffré les plus réputées du marché.
La durée de conservation garantie est de 50 ans, alignée sur l’obligation légale applicable aux bulletins de paie électroniques. Pour un salarié qui démarre sa carrière à 25 ans, cela couvre largement toute sa vie professionnelle active.
Bulletins de paie électroniques : quel cadre légal s’applique?
La loi Travail de 2016 a changé la règle par défaut : l’employeur peut désormais remettre le bulletin de paie sous format électronique sans obtenir l’accord préalable du salarié. Le décret d’application est entré en vigueur en 2017, année du lancement d’Arkevia – la coïncidence n’est pas fortuite.
L’article L3243-2 du Code du travail établit que le bulletin de paie électronique a la même valeur légale que sa version papier. Il peut être utilisé dans toute démarche administrative, devant un tribunal, pour une demande de prêt bancaire ou lors d’un contrôle Urssaf. La dématérialisation ne crée aucun préjudice juridique pour le salarié.
L’article D3243-8 impose une double règle de conservation au prestataire :
- Les bulletins doivent rester accessibles pendant 50 ans à compter du dépôt
- Ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans, si ce délai est plus court
- L’accessibilité doit être garantie même si l’entreprise change de prestataire ou cesse son activité
Le salarié conserve un droit de retour au format papier. Pour l’exercer, il doit en informer son employeur dans un délai de 30 jours. Passé ce délai, l’employeur est en droit de considérer le format électronique comme accepté tacitement.
Ce point est souvent mal connu des salariés, notamment ceux qui ne disposent pas d’un accès numérique fiable à domicile – une situation qui concerne encore plusieurs millions de Français selon les chiffres de l’Arcep.
Comment se connecter à Arkevia pour la première fois?
Il faut d’abord distinguer deux termes que l’on confond régulièrement. Arkevia désigne la plateforme globale éditée par Cegedim SRH. MyArkevia est l’interface personnelle du salarié, l’espace dans lequel vous consultez vos documents. C’est cette URL que vous utiliserez au quotidien.
La première connexion suit un processus en plusieurs étapes :
- Votre employeur génère un accès et vous envoie un email contenant votre matricule employé et un code secret temporaire
- Vous accédez à la page MyArkevia et cliquez sur le bouton d’activation de compte (distinct de l’espace de connexion des utilisateurs déjà inscrits)
- Vous saisissez votre matricule et le code temporaire pour initialiser votre compte
- Vous définissez un mot de passe personnel et validez votre adresse email
- Le compte est actif : vos documents déposés par l’employeur apparaissent immédiatement
Une application mobile est disponible pour iOS et Android, ce qui permet de télécharger vos bulletins de paie directement depuis votre smartphone. L’expérience sur mobile est fonctionnelle pour la consultation et le téléchargement, même si l’interface reste orientée vers un usage desktop pour les fonctions avancées.
Si vous n’avez pas reçu l’email d’activation, la première vérification à faire est votre dossier spam. Si le problème persiste, c’est le service RH de votre entreprise qui peut régénérer le code – Cegedim n’intervient pas directement auprès des salariés finaux.
Avis et retours d’utilisateurs sur Arkevia
Les retours des salariés convergent sur quelques points récurrents. Côté positif, l’accessibilité permanente aux documents est unanimement appréciée : plus besoin de contacter les RH pour retrouver un bulletin de mars 2019. La sécurité perçue est également un point fort, surtout pour les salariés qui ont connu des pertes de documents lors de déménagements ou de sinistres.
Les responsables RH, de leur côté, soulignent le gain opérationnel réel. La dématérialisation élimine les coûts d’impression, d’affranchissement et de traitement manuel – pour une entreprise de 500 salariés, l’économie annuelle peut représenter plusieurs dizaines de milliers d’euros, selon les volumes et les niveaux de personnalisation des bulletins.
C’est un argument ROI qui facilite l’adoption en interne, notamment face à des directions financières sceptiques. Cette dynamique s’inscrit dans une tendance plus large : selon une étude publiée en 2024, 62 % des entreprises françaises envisageaient d’adopter ce type de solution.
Les frictions les plus citées concernent la première connexion. Le délai entre la promesse de l’employeur (« vous recevrez un email ») et la réception effective peut aller de quelques heures à plusieurs jours selon les cycles de paie. Le code temporaire a une durée de validité limitée, ce qui crée des situations de blocage pour les salariés moins à l’aise avec les outils numériques.
Un autre point de friction : la récupération d’accès après un oubli de mot de passe. Le processus passe par l’employeur, ce qui allonge les délais. Pour les solutions concurrentes comme le coffre-fort numérique Silae, le parcours de réinitialisation est souvent plus autonome – c’est un axe d’amélioration que Cegedim gagnerait à adresser.
Arkevia s’impose comme un standard RH pour les grandes entreprises françaises
Avec plus de 350 clients dont Leroy Merlin et Altran, Arkevia occupe une position solide dans le segment des grandes entreprises et ETI françaises. Ces références ne sont pas anodines : Leroy Merlin emploie plus de 25 000 personnes en France, ce qui donne une idée des volumes de documents gérés sur la plateforme.
La stratégie de Cegedim consiste à intégrer Arkevia dans un écosystème RH plus large, couplé à ses solutions de paie (notamment Cegedim Outsourcing) et à ses outils de gestion des congés et absences. Cette approche modulaire correspond à ce que demandent les DRH des grandes structures : une cohérence applicative, pas un empilement de solutions disjointes.
Le positionnement sur la certification HDS ouvre aussi des perspectives dans le secteur de la santé, où la gestion documentaire RH est soumise à des contraintes réglementaires supplémentaires. C’est un marché de niche, mais à haute valeur.
Au fond, Arkevia résout un problème concret que des millions de salariés ont connu : rouvrir un carton de déménagement cinq ans plus tard pour retrouver un bulletin de 2018 réclamé par la CAF. Le coffre-fort numérique ne supprime pas la complexité administrative – il la déplace vers un endroit accessible à 3h du matin depuis son téléphone.